Contractmanagement

Steeds meer organisaties besteden delen van gebouwbeheer uit. Daar waar voorheen bedrijven binnen de facilitaire afdeling een eigen technische dienst hadden, wordt nu vaker uitgeweken naar uitbesteding van beheer en onderhoud van de technische installaties in de utiliteit in de vorm van contractmanagement. Dit ‘anders denken’ betekent ook ‘slim denken’, want op langere termijn betaalt deze nieuwe vorm zichzelf uit. Naast een aantrekkelijk kostenplaatje, lopen steeds meer bedrijven ook warm voor contractmanagement omdat deze een aanzienlijke besparing in tijd oplevert. En tijd is geld.

Contractmanagement in relatie tot de technische dienst

De techniek in gebouwen wordt steeds complexer. Dit vraagt om specifieke kennis van de onderhoudsafdeling. Hetzelfde geldt voor nieuwe ontwikkelingen: wanneer er geïnvesteerd moet worden in een nieuwe installatie, beschikt de technische dienst niet altijd over de nodige expertise. Bijscholing van het onderhoudspersoneel is kostbaar en tijdrovend. Daarnaast is de kijk op onderhoud, een belangrijke taak voor de technische dienst, de laatste jaren sterk veranderd. Daardoor beseffen organisaties steeds vaker dat de huidige vorm en aansturing van het onderhoud vaak meer geld kost, dan dat het oplevert. Zo zijn jaarlijkse beurten per definitie niet voor elke installatie noodzakelijk, het blijven functioneren van de installaties heeft echter altijd prioriteit.

Wanneer er geen of niet genoeg deskundigheid en expertise in huis is om technische installaties goed te beheren of te onderhouden, wordt uitbesteding in de vorm van contractmanagement een aantrekkelijke optie.

Ons technisch adviesbureau heeft het contractmanagement voor diverse organisaties op maat opgesteld. Zoals voor Quadraam. Met 18 gebouwen, verdeeld over 12 locaties, is Quadraam de grootste scholengemeenschap in Arnhem en omgeving met een totaal bruto vloeroppervlakte van 150.000 m2. Onderwijs is hun core business. De installatietechniek, het onderhoud, de storingen en modificaties aan de installaties, wilden zij graag uitbesteden. Maar wel precies passend binnen hun beleid, dus op maat. Op verzoek van Quadraam hebben wij het aanbestedingstraject opgezet en begeleid. Ons projectplan leidde tot een beheercontract waarbij de locaties verdeeld zijn over twee onderhoudspartijen. Opzet van de contracten is gelijk, waardoor vergelijkingen mogelijk worden, zowel in onderhoud als bij modificaties. Zo’n 100 procent maatwerk contract kan alleen tot stand komen als je een traject als gelijkwaardige partners ingaat. Successen vier je tenslotte het liefst samen. Ook nadat de uitbesteding was afgerond, blijven wij Quadraam ondersteunen. Het contract wordt door ons als onafhankelijke en specialistische partij beheerd. Wij beoordelen de werkzaamheden, maar kijken ook met een kritische blijk naar nieuwe, duurzame ontwikkelingen. Ook dit is een belangrijk onderdeel van contractmanagement: het zorgt voor de continuïteit en kwaliteit van de werkzaamheden.

Ons contractmanagement is als een maatpak: het zit gegoten

Regelmatig wordt contractmanagement in pakketvorm aangeboden; beheer en onderhoud worden in de gehele linie uitbesteed aan één partij. Bij Willems technisch adviesbureau leveren wij onze dienstverlening uitsluitend op maat aan. En alleen daar waar het nodig is. Dat geldt dus ook voor contractmanagement. Wij leveren de gewenste expertise binnen de tijd die in samenspraak met de opdrachtgever wordt afgesproken. We zorgen er vervolgens voor dat contractvorming en aansturing van de uitvoering verloopt als een goed zittend maatpak: perfect opgemeten en afgestemd op de behoeften van de drager.

Tijd voor een afspraak?

foto van Ad de Bruin
huisvesting- en contractmanager

Anders denken: toestandsafhankelijk onderhoud (TAO)

Er zijn verschillende onderhoudsmethodieken. Bij Willems werken wij volgens de TAO methodiek. TAO is er een van deze tijd: deze is innovatief, betrouwbaar en kostenbesparend indien hij optimaal wordt toegepast. Een methode die dus uitstekend bij de visie van Willems technisch adviesbureau aansluit. Bij TAO bepaalt de toestand van een installatie (conditie, beschikbaarheid en betrouwbaarheid) wat de acties zijn in het kader van het onderhoud en de meerjarenbegroting. Voor de opdrachtnemer ligt de focus op relevante informatie, voor de opdrachtgever is dit de beleidsafweging. De uitkomt van de analyse? Het hoogst haalbare resultaat! Om optimaal van de werking en het effect van TAO te profiteren, is het noodzakelijk om deze voor minimaal 3 jaar contractueel vast te leggen.

Als je geen inzicht hebt in de contracten waarvan je afhankelijk bent, gaat de controle over je eigen bedrijf verloren

Een belangrijk onderdeel van contractmanagement is contractbeheer. Hier gaat het nogal eens mis. Vooral wanneer contractmanagement binnen de eigen muren plaatsvindt. Contracten hebben sturing nodig. Deze taak ligt vaak op de schouders van iemand die het beheer van contracten erbij moet doen, terwijl hij zich liever bezig houdt met zijn core business. Is er een technische dienst aanwezig, dan ontbreekt soms de kennis om de contracten op een efficiënte manier te beheren. Toename van complexere installaties in de gebouwen en veranderende contractvormen vragen juist om een goede en passende aansturing. Gebeurt dit niet, dan treedt verschraling op. We zien dit ook helaas terug in de uitbestedingsmarkt, waar allerlei problemen heersen door falend beleid aangaande het aanbesteden en beheren van contracten.

Falend beleid komt niet in ons woordenboek voor. Wel grip en controle. En afspraak is afspraak. En dat is precies wat er nodig is om alle voordelen van contractmanagement optimaal te benutten, zowel in tijd als in geld.

Ook Baston Wonen heeft zijn eigen maatpak

Met ongeveer 4.000 woningen is Baston Wonen de grootste maatschappelijke verhuurder in de gemeente Zevenaar. Het contractmanagement voor de cv installatietechniek is ondergebracht bij ons adviesbureau. De resultaten? De 1.300 bonnetjes en facturen werden teruggebracht naar 5 facturen per jaar. De besparing op de kosten van onderhoud, storingen en vervanging van cv ketels bedraagt EUR 600.000,- over de laatste 3 jaar.

Ons maatpak heeft zich opnieuw zelf terugverdiend!

foto van Ad de Bruin
huisvesting- en contractmanager

Contact

Willems technisch adviesbureau

Visserlaan 7, 6921 WZ Duiven
0316-261560
info@wta-bv.nl
BTW NL009418246B01
KvK 09071897
© 2020 Willems technisch adviesbureau / All rights reserved.